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PROCEDURA DI WHISTLEBLOWING

  1. Contesto di riferimento

Il Legislatore ha approvato il D.lgs 24/2023  (c.d. “Legge sul Whistleblowing”) il quale ha definito, inter alia:

  • gli aspetti di tutela del soggetto, come individuato dall’art. 3 della Legge sul Whistleblowing, che effettua una segnalazione;
  • gli obblighi degli Enti e delle Società in termini di divieto di atti ritorsivi e non discriminazione dei segnalanti e tutela della riservatezza degli stessi;
  • la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona   comunque   menzionata   nella segnalazione, nonche’ del  contenuto  della  segnalazione  e  della relativa documentazione;
  • la necessità di sentire sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali  di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015 prima di attivare i predetti canali di segnalazione;
  • le condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna;
  • il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione.
  1. Introduzione al Whistleblowing

Il “whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare danno all’azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti.

La Società sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

La Legge sul Whistleblowing individua:

  • i soggetti che possono attivare una segnalazione; 
  • gli atti o i fatti che possono essere oggetto di segnalazione, nonché i requisiti che le segnalazioni devono prevedere per poter essere prese in considerazione; 
  • le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni; 
  • il processo di istruttoria ed eventualmente di investigazione nel momento in cui viene effettuata una segnalazione; 
  • la garanzia della riservatezza e della protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato e dei dati contenuti nella segnalazione;
  • il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante.
  1. Oggetto 

Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Nel campo di applicazione della procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:

a) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate; 

b) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea; 

c) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea. 

  1. Obiettivi

Scopo del presente documento, è quello di far emergere episodi di illiceità o irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il ricorso alla segnalazione da parte del segnalante e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto.

L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.

Garantire la condivisione, il rispetto e la declinazione, nella vita lavorativa dei propri interlocutori, dei valori della Società.

  1. Dipartimenti e soggetti coinvolti

I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con: 

  • persone fisiche autorizzate ed istruite dal Titolare; 
  • Responsabili del trattamento; 
  • soggetti, enti, organismi o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno della struttura organizzativa del Titolare del trattamento, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso.

  1. Procedure e altri documenti correlati
  • Procedura di Whistleblowing;
  • Privacy Policy Whistleblowing;
  • D.P.I.A. Whistleblowing;
  • Policy Misure di sicurezza “My Whistleblowing”.
  1. Descrizione della procedura
  1. Oggetto e requisiti della segnalazione 

I dati personali trattati vengono forniti direttamente dal soggetto che opera la segnalazione di presunte condotte illecite (di interesse generale e non di interesse individuale) delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con il Titolare del trattamento. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

Possono essere oggetto di trattamento i seguenti dati personali, in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati: 

‐ Dati comuni: dati aventi carattere personale: ad es. nome, cognome, qualifica o posizione professionale, dati di contatto, contenuti nelle segnalazioni oppure necessari al funzionamento del sistema di segnalazioni (es. notifica di invito a collegarsi alla piattaforma); 

‐ Dati particolari: non è prevista l’acquisizione di dati particolari (dati sanitari, dati in grado rilevare l’origine razziale o etnica, come previsto dall’Art. 9 GDPR), salvo gli stessi non siano indicati dal segnalante medesimo nella segnalazione ed eventuali relativi allegati.    

‐ Dati ed informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita riportata. Potrebbero quindi essere trattati dati relativi a condanne penali e reati, in forza di quanto disposto dall’art. 10 GDPR. 

Tutti i dati non necessari ai fini della gestione della segnalazione sono cancellati.

Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:

  • attraverso l’add-on My Whistleblowing al software My Governance, quale canale alternativo di segnalazione interno idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, in ossequio alla normativa (di seguito, il “Software”) spiegherei come il singolo dipendente può avere accesso al Software.

La Società potrebbe prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali: 

  1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
  2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
  3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
  4. gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
  5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  6. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinchè una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

Attraverso il canale informatico e quindi tramite il Software il segnalante verrà guidato in ogni fase della segnalazione e gli verranno richiesti, al fine di circostanziare al meglio la stessa, una serie di campi da compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.

È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

  1. Gestione delle segnalazioni

Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:

  1. protocollazione e custodia;
  2. istruttoria;
  3. investigazione e comunicazione dell’esito;
  4. Archiviazione.
  1. Protocollazione e custodia

Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento. 

Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, i soggetti designati, nominati, istruiti e formati a ricevere le segnalazioni, assegnano al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procedono a protocollare su un registro informatico e/o  cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare: 

  • giorno e ora;
  • soggetto segnalante;
  • oggetto della segnalazione;
  • note;
  • stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

Aggiungerei – considerato il rischio che la modalità di trasmissione cartacea non garantisca la riservatezza del segnalante – istruzioni e modalità organizzative volte a proteggere la riservatezza (dov’è custodito il registro delle segnalazioni; chi vi ha accesso; come si assicura che vi ha accesso è stato istruito sul fatto che deve mantenere assoluto riserbo; con quale modalità si assicura che la documentazione sia inaccessibile a persone ulteriori (es. armadio chiuso a chiave, etc..)

  1. Istruttoria

L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A i soggetti deputati a ricevere le segnalazioni si riuniscono per valutare i contenuti effettuando un primo screening e:

  • laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;
  • laddove la segnalazione non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
  • in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.
  1. Istruttoria e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione.

L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive. 

Il soggetto incaricato dell’investigazione è il soggetto deputato a ricevere le segnalazioni e/o consulenti esterni nominati ad hoc in ragione delle esigenze emerse  e degli specifici ambiti di competenza professionale; tali soggetti verranno appositamente individuati e designati con atto e/o contratto formale, in forza del quale saranno obbligati a mantenere la riservatezza delle informazioni e dei dati personali acquisiti e ricevuti in ragione dell’incarico conferito.

È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa.

Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno: 

  • i fatti accertati; 
  • le evidenze raccolte; 
  • le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata. 

All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, il soggetto ricevente procede all’archiviazione della segnalazione e, ove possibile, ne da comunicazione al segnalante.  

Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, il soggetto ricevente attiva i responsabili aziendali (es: risorse umane, direzione, legale) per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive. 

Trasmette l’esito dell’istruttoria alla funzione specifica e pertinente per l’eventuale avvio di procedimenti disciplinari volti a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

  1. Archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza e situato presso l’ufficio dedicato alle persone deputate alla gestione delle segnalazioni, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed all’uopo istruite.

Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per 5 anni dalla data di chiusura delle attività.

Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, viene tutelato il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.

  1. La tutela del segnalante

L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.

A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:

  1. la tutela della riservatezza del segnalante;
  2. il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante.
  1. La tutela della riservatezza del segnalante

L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo i soggetti riceventi deputati alla gestione delle segnalazioni possono accedere alla segnalazione.

In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:

  • se i fatti addebitati fossero fondati su accertamenti distinti ed ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
  • se i fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano contemporaneamente due requisiti: 
    • il consenso del soggetto segnalante;
    • la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.
  1. Il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante

Il soggetto segnalante non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come forma di ritorsione nei confronti della segnalazione. Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata al soggetto deputato alla gestione delle segnalazioni della Società. 

Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della discriminazione e anche nei confronti della Società – qualora la Società abbia partecipato attivamente alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la Società a dover dimostrare che la modifica delle condizioni di lavoro del segnalante non traggono origine dalla segnalazione.

  1. 10.Infrazione della procedura

La mancata osservanza della presente procedura comporta per i dipendenti della Società la possibilità di applicazione del Sistema Disciplinare della Società, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

 

  1. 11.Revisioni della procedura :

    08/03/2024, responsabile

    Mascia Annalisa,

    Descrizione sommaria modifiche:

    Emissione procedura

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